La GED, ou Gestion Électronique des Documents, est un système qui permet de
gérer, stocker, classer, archiver et partager des documents sous forme électronique. Voici sept avantages majeurs de la GED :
- Réduction des coûts de stockage : La GED élimine le besoin de stocker des documents physiques, ce qui réduit considérablement les coûts associés à l'achat et à l'entretien d'espaces de stockage tels que les armoires, les étagères et les locaux.
- Accès rapide et facile : Les documents électroniques peuvent être retrouvés en quelques secondes grâce à des systèmes de recherche avancés. Cela améliore la productivité en réduisant le temps passé à chercher des documents.
- Sécurité renforcée : Les systèmes GED offrent des niveaux de sécurité élevés, permettant de contrôler qui peut accéder, modifier ou supprimer des documents. De plus, ils peuvent fournir un historique détaillé des accès et modifications.
- Partage et collaboration : La GED facilite le partage de documents entre collaborateurs, que ce soit au sein d'une même entreprise ou avec des partenaires externes. Cela favorise la collaboration et la prise de décision rapide.
- Réduction de l'empreinte écologique : En diminuant la nécessité d'imprimer, de photocopier et de transporter des documents physiques, la GED contribue à réduire la consommation de papier et l'impact environnemental associé.
- Intégration avec d'autres systèmes : Les solutions GED peuvent souvent être intégrées à d'autres systèmes d'information de l'entreprise, comme les ERP ou CRM, permettant ainsi une gestion fluide et centralisée de l'information.
- Sauvegarde et récupération : Les systèmes GED offrent des solutions de sauvegarde automatique et de récupération en cas de perte de données, garantissant ainsi la pérennité et l'intégrité des documents stockés.
- En somme, la GED offre une approche moderne et efficace de la gestion de l'information, permettant aux entreprises de gagner en efficacité, en sécurité et en flexibilité.
